Tijdens je studieperiode heb je er vast en zeker al eens van gehoord: een stage of minor in het buitenland volgen. Hoewel het wellicht heel eng kan lijken, ga ervoor als dat kan! Het is namelijk een fantastische ervaring. Je moet er wel het een en ander voor regelen. In deze blog lees je meer over de voorbereidingen van een buitenlandse stage of minor.
Soms heb je van die dagen dat er allerlei last minute taken langs je oren vliegen. Het kan dan zomaar gebeuren dat je hoofd helemaal vol raakt van al dat takengeweld. Hoe kun je er voor zorgen dat je toch productief blijft? Hier zijn vijf tools waar ik bij zweer om weer even rust in je hoofd te krijgen om je to do lijstje op orde te krijgen.
Slimmer werken, dat willen we allemaal wel. Dat dacht Rick Pastoor, binnenbaas van Blendle, ook. In dit boek beschrijft hij zijn persoonlijke aanpak waarmee hij rust en richting aanbrengt in zijn werkweek. En die aanpak is nog verrassend praktisch ook. Waar het op neerkomt? Door je mailbox, takenlijst en agenda slimmer te gebruiken heb jij meer ruimte in je hoofd om al je levensdromen uit te voeren. Is het echt zo simpel? Lees hieronder mijn recensie.
Ik herinner mijn eerste vergadering nog. Ik was net benoemd tot voorzitter van Studentenvakbond AKKU. Ik zat met mijn nieuwe bestuur in een café om alle agendapunten door te nemen. Het was een zeer gezellige middag maar een hoop agendapunten waren verschoven naar de volgende vergadering. We waren er simpelweg niet aan toegekomen. In de laatste jaren heb ik een boel geleerd over efficiënt vergaderen en ik deel graag mijn tips met je. In deze blogpost ga ik in op wat er vóór de vergadering al moet gebeuren om deze efficiënt te laten verlopen. Maak gebruik van agendapunten Gebruik maken van een agenda klinkt voor sommigen wellicht als verloren tijd. Maar het geeft de structuur die ervoor zorgt dat je vergadering niet uit de bocht schiet. Stel een notulist aan (of doe het zelf!) en laat collega’s hun agendapunten de avond voor de vergadering doorsturen naar deze persoon. Let op: alleen het onderwerp dat zij willen bespreken insturen, voldoet niet. Hier moet ook een samenvatting aan worden toegevoegd. Deze mag (moet zelfs) kort zijn. Twee à drie zinnen zijn prima. Laat je collega’s ook nadenken of het onderwerp als informerend, opiniërend of besluitvormend moet worden ingebracht. • Informerende agendapunten zijn punten waarvan een collega graag de rest van de vergadering op de hoogte stellen van een bepaalde zaak. • Opiniërende agendapunten zijn punten die discussie vereisen. Voor deze punten is de mening van anderen vereist. Deze punten zijn discussiepunten. • Als er knopen moeten worden doorgehakt, gebruik je besluitvormende agendapunten. Deze moeten nú of z.s.m. besloten worden. Vaak is hier een opiniërend agendapunt in een eerdere vergadering aan vooraf gegaan. Opstellen van een agenda Stel de agenda (als notulist) op. Er zijn een aantal zaken waar hierbij op gelet moeten worden: het ordenen van de agendapunten en het format. Orden de agendapunten De notulist sprokkelt alle agendapunten bijeen en geeft bij elk agendapunt aan hoe lang dit agendapunt aan bod mag komen tijdens de vergadering. Houd hierbij rekening met de verschillende soorten agendapunten. Informerende agendapunten hoeven vaak niet zoveel tijd te kosten. Echter bij opiniërende en besluitvormende agendapunten worden meerdere meningen meegenomen om tot een goede discussie of besluitvorming te komen. Deze punten hebben hierdoor vaak meer tijd nodig voordat dit punt afgerond kan worden. Er kan gekozen worden om de agenda in te delen van urgent naar minder urgent. Dit betekent dat eerst alle besluitvormende agendapunten besproken worden voordat de opiniërende en informerende agendapunten aan bod komen. Echter kan de agenda ook worden ingedeeld per thema. Wat het beste werkt, verschilt per organisatie. Let er wel op dat aan het eind van de vergadering mensen vaker minder aandacht hebben. Sluit dan ook je agenda niet af met de meest belangrijke, besluitvormende agendapunten. Verwerk de agendapunten in een format Werk met een format en houd dat aan. Dat maakt het overzichtelijk. Maak meteen bovenaan de pagina duidelijk om welke vergadering het gaat, wanneer en waar deze plaats vindt en wie er deel uitmaken van de vergadering. Mochten collega’s al weten dat zij afwezig zijn, kan dit al genoteerd worden.